Organização no seu trabalho: como fazer?

Um ambiente organizado deixa a vida bem mais fácil, já diziam nossas mães – e as mães delas, antes disso. A verdade simples é que uma boa organização é um instrumento que permite agilizar o nosso dia a dia, em especial as atividades mais rotineiras. Se você utiliza sempre determinado material, é muito mais simples encontrá-lo sempre no mesmo lugar, não é mesmo?

Organização no trabalho

É claro que organização vai muito além da simples noção de arrumação! Antes de mais nada, ela implica uma noção de disciplina: seja na hora de definir suas prioridades, o gerenciamento do seu tempo na empresa, a utilização de recursos, e assim por diante.

Se pensarmos especificamente no ambiente empresarial, uma organização no trabalho vai demandar igualmente um sentimento de responsabilidade compartilhada. Em outras palavras, quanto mais a sua equipe de trabalho se enxergar como tal – uma equipe, um time – melhor será a organização e a produtividade da sua empresa.

Ora, nada disso existe por si só: disciplina e espírito de equipe só fazem sentido quando trabalhamos de forma direcionada, com um mesmo foco e objetivos compartilhados. E é justamente aí que precisa entrar em ação o gestor da empresa, auxiliando a organizar o trabalho de toda a equipe, fornecendo as metas e objetivos que vão nortear os trabalhos do time!

Para te ajudar nesse processo de organização da sua equipe de trabalho, separamos três dicas essenciais para aumentar a organização da sua empresa, otimizar o tempo da equipe e garantir maior produtividade e lucratividade para o seu negócio. A lista você confere a seguir:

#1: Comunicação interna: aumente a eficiência da sua equipe!

Um dos maiores desafios na organização do trabalho empresarial é justamente a coordenação entre os diferentes times, departamentos e setores do seu negócio. Afinal, para que o todo funcione adequadamente, é preciso garantir que cada setor da empresa consiga ter acesso às informações necessárias em tempo.

Eficiência na comunicação é sinônimo de maior produtividade e melhor atendimento ao seu cliente. O grande desafio é: como conseguir melhorar a comunicação interna da sua equipe e reduzir o ruído organizacional?

Algumas empresas recorrem à ferramentas como listas de email, newsletters e até murais físicos na busca por uma equipe mais integrada e ágil na resposta aos clientes. Ora, se eficiência é o que a sua empresa busca, porque não investir em uma solução mais tecnológica?

As redes sociais corporativas são um excelente exemplo de bom uso da internet na busca por excelência empresarial. E isso porque uma rede social corporativa permite organizar a sua equipe em grupos de trabalho que se comunicam diretamente entre si. A troca de dados e informações é muito mais dinâmica, como ocorre nas redes sociais como Facebook e Twitter.

É possível trocar mensagens instantâneas, enviar e receber arquivos através da plataforma, criar e gerenciar grupos de trabalho com objetivos específicos para cada projeto da sua empresa, e muito mais! Tudo isso é prova de que a internet pode e deve ser empregada como a ferramenta ideal para um ambiente de trabalho muito mais alinhado, coeso e produtivo!

#2: Gestão integrada: otimize o tempo do seu time!

Uma ferramenta de gestão integrada vai permitir controlar em uma única plataforma todas as informações mais relevantes do seu negócio. Acompanhe em tempo real e em um só sistema o status dos estoques da sua empresa, as vendas realizadas, as contas a pagar e a receber e todas as movimentações financeiras do seu negócio!

Um sistema ERP online é um sistema de gestão integrada que vai permitir que você, gestor, gerencie e faça o planejamento estratégico da sua empresa a partir de informações sempre atualizadas, compiladas em relatórios gerenciais que têm tudo para otimizar o seu tempo.

Além disso, um ERP online agiliza o acesso dos membros do seus time às informações necessárias para deixar a rotina de empresa cada vez mais descomplicada. Utilizando um ERP, sua equipe de vendas terá acesso fácil aos itens cadastrados em estoque, evitando falhas na comunicação com o cliente.

Da mesma forma, sua equipe de reposição de estoques terá fácil acesso à flutuação dos itens em estoque, conseguindo contactar os fornecedores cadastrados através do próprio ERP. Já seu controle do financeiro poderá contar com os módulos emissores de NF-e e de boletos bancários, além de ferramenta para conciliação bancária.

Tudo isso através de um sistema online, baseado na nuvem (cloud computing), disponível 24/7 a partir de qualquer lugar do mundo! É muito mais comodidade e agilidade para a sua gerência, provando, novamente, o quanto a Internet pode otimizar o trabalho e a organização da sua empresa!

#3: 5S: uma filosofia de trabalho para a sua empresa!

Pensando em fortalecer o espírito de equipe e o senso de responsabilidade compartilhada pela empresa, que tal implementar uma filosofia de trabalho na sua empresa?

Você certamente já ouviu falar dos 5S japoneses, não é mesmo? Trata-se de uma filosofia de organização do trabalho que busca alcançar a qualidade total – o que só é possível, repetimos, quando toda a equipe veste a camisa da empresa.

Os 5S correspondem:

  1. ao senso de ORGANIZAÇÃO (Seiton) – manter cada coisa em seu devido lugar. Isso contribui para a agilidade e fluidez do trabalho, visto que tudo que é necessário pode ser facilmente localizado.
  2. ao senso de LIMPEZA (Seiso) – manter o ambiente de trabalho limpo. Isso contribui para o sentimento de responsabilidade compartilhada por todos os funcionários pelo bem estar da empresa e dos colegas de trabalho.
  3. ao senso de HIGIENE (Seiketsu) – criação de normas e procedimentos, visando a preservação da saúde e a segurança do trabalho.
  4. ao senso de UTILIZAÇÃO (Seiri) – separar o que é utilizado, daquilo que pode ser descartado. Isso contribui para um ambiente de trabalho mais organizado e funcional.
  5. ao senso de (auto) DISCIPLINA (Shitsuke) – conceito de que todos são responsáveis e de que todos devem seguir as normas da empresa.

A grande vantagem de uma filosofia de trabalho é ajudar a dar direcionamento e sentido às práticas rotineiras do dia a dia.

 

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Ei, psiu, não vai embora ainda não! Conta para a gente aqui nos comentários: como a sua empresa organiza o trabalho da sua equipe? Qual a política de uso da Internet foi implementada? Ela está trazendo bons resultados em termos de aumento de produtividade?

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