Como Economizar e Eliminar Dores de Cabeça com uma Alternativa ao Sharepoint?

No mundo de hoje, com a economia global cada vez mais integrada, as empresas estão continuamente procurando as melhores tecnologias para melhorar a colaboração entre equipes espalhadas.

O e-mail obviamente não é mais uma opção eficiente, então quais são as possibilidades?

De um lado tem SharePoint: a solução de Microsoft. SharePoint fez sucesso com algumas empresas nos últimos anos. É uma tecnologia de colaboração que permite às equipes de compartir e trabalhar em documentos, apresentações, planilhas e outros aspectos de uma empresa. Mas, a realidade é que SharePoint não foi capaz de adaptar seu produto aos câmbios rápidos do mundo moderno de negócios.

Uma pesquisa feita por Forrester, uma empresa independente de tecnologia e pesquisa de mercados, mostrou que muitos gerentes profissionais não estão contentes com SharePoint, citando uma falta de “valor empresarial” para a empresa e “experiências de usuário sem inspiração, complexidades técnicas, e outros fatores.”

O problema principal de SharePoint é a falta de enfocar nas coisas que uma empresa moderna precisa: Social e Mobile.

“As pessoas não querem estar atadas a uma só plataforma. Querem tecnologias que funcionam, que encaixem nos requisitos específicos do usuário, e que não requerem muita configuração. E se eu mudo meu Smartphone de Android para Windows, espero que meus aplicativos estejam lá do mesmo jeito,” fala Christian Buckley, um Diretor de Axceler.

Liam Cleary, um Gerente Senior de Proviti, disse que “está vendo uma demanda para tecnologias de comunicação que permitem aos usuários de poder trabalhar desde qualquer lugar, a qualquer hora.”

Os profissionais querem colaborar em plataformas simples, fáceis de usar, na hora que quiserem, e onde quer que estejam.

Social e Mobile são os aspectos mais essenciais da colaboração moderna, e estas são exatamente as áreas que SharePoint não enfatiza.

Segundo a pesquisa de Forrester, Social é um dos aspectos que fez menos sucesso para SharePoint. Existem muito poucas instalações de SharePoint que estão disponíveis em dispositivos móveis se não forem acesas por páginas de HTML normais. “Microsoft não enfocou muito no aspecto de Mobile da SharePoint, e parece não ter nenhum sentimento de urgência para fazê-lo, o que é surpreendente,” disse Jeffrey Mann, analista de Gartner.

As Redes Sociais Corporativas têm soluções para ambos os aspectos Mobile e Social da colaboração. Por isso, em 2012, Microsoft admitiu que SharePoint sozinho não era suficiente para satisfazer as necessidades sociais e mobiles das empresas modernas, e adquiriu uma rede social empresarial baseada nos Estados Unidos. A aquisição foi vista como uma solução de SharePoint para compensar por esta falta, mas a realidade é que o processo de integração das duas plataformas é mais difícil do previsto e demorará mais dois anos pelo menos para completar. Neste mundo as empresas precisam das tecnologias mais eficientes hoje.

Os outros grandes problemas com SharePoint tem que ver com o tamanho e o preço, especialmente em relação à implementação.

Para implementar SharePoint, uma empresa precisa comprar uma licença. Como tem uma lista complicada de várias licenças, a companhia deve saber exatamente como vai utilizar o software. Esse fato complica o processo para as empresas que queiram se adaptar a plataforma, porque não lhes permite um período de tentativa e erro eficaz para determinar a melhor forma de usar a plataforma.

Depois de comprar a licença vem o custo da implementação. Aptera, uma empresa de software e web design, escreveu que sobre o custo de SharePoint que “depende de tantos fatores que nunca podemos responder a esta pergunta com uma figura específica de dólares.” Para uma empresa com 12 profissionais que usam somente os aplicativos normais, o custo de implementação pode ser de $10,000 USD com custos de operação de centenas de dólares por mês. Para uma empresa grande é comum gastar $200,000 USD na implementação com milhares de dólares por mês de custos operacionais.

Além do custo da implementação, as empresas precisam de um período longo de treinamento para os profissionais saberem configurar suas contas e usar este software complicado.

Para dar uma perspectiva sobre esses preços, o Joincube é uma plataforma baseada “na nuvem,” que permite os profissionais a colaborarem em tempo real e sincronizar instantaneamente toda a informação da empresa em qualquer dispositivo móvel. Equipes podem compartilhar documentos, agendar reuniões, sincronizar com os aplicativos Google, e manter todo o trabalho organizado com grupos e administração de tarefas—tudo isso de uma forma mais social e eficiente.

Além disso, nossa plataforma, como é parecida a outras plataformas de comunicação social, como o Facebook, diminui drasticamente o tempo necessário para treinar as equipes a utilizar o software.

O custo da implementação: $0. O custo médio de um usuário por mês para PMEs: $2. Deixo a vocês calcular a diferença.

O último problema com SharePoint pode ser resumido perfeitamente por Rob Koplowitz, analista de investigação do Forrester: “O problema com SharePoint é que o aspecto social nas empresas muda muito rápido e SharePoint não, porque é um produto grande e complexo.” Os especialistas em muitas empresas preferem RSCs sobre SharePoint porque podem adaptar seus produtos à tecnologias novas e demandas do consumidor de forma mais rápida e eficiente. Além disso, não precisam se preocupar com os “mandatos competitivos de um padrão corporativo,” e têm muito mais liberdade quando estabelecem outras parcerias ou implementam software de terceiros.

No mundo de hoje, grande e complexo é mau. Simples e elegante é bom.

Com as RSCs as empresas são mais flexíveis, eficientes, e melhor equipados para enfrentar os desafios e câmbios de um clima de negócios moderno. Para uma empresa moderna a decisão é fácil. Redes Sociais Corporativas ganham sempre.

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