Cinco maneiras de melhorar a comunicação interna da empresa

Um dos principais fatores que determinam o sucesso a longo prazo para empresas de qualquer tamanho é a comunicação interna. A Harvard Business Review se refere à comunicação interna como o “assassino silencioso das grandes empresas”. A agilidade e a capacidade de obter novas ideias ou soluções compartilhadas e implementadas rapidamente são a diferença entre sobreviver e fechar as portas na nova economia. Algumas das empresas mais lucrativas são equipes pequenas que trabalham juntas de maneira eficiente devido à uma excelente comunicação interna e à capacidade de tomarem decisões rapidamente.

Com empresas pequenas e ágeis dando grandes passos à frente de empresas maiores e tradicionais, a única maneira para estas últimas sobreviverem é se comunicar, colaborar e trabalhar como equipes pequenas.

Aqui estão algumas dicas para melhorar as suas comunicações internas:

Centralize informações importantes:

A Harvard Business Review afirma que reter ou distribuir de maneira inadequada informações importantes pode causar muita confusão, desconfiança e erros que poderiam ser evitados em grandes corporações com uma comunicação interna falha. Uma ótima maneira de evitar isso é usando Redes Sociais Empresariais para anunciar todas as informações importantes e centralizar a estratégia e a liderança usando uma rede social privada. Quando se tem vários escritórios, trabalhadores remotos ou departamentos distantes que não interagem de maneira consistente, isso é algo importante.

Um ótimo exemplo de uma Rede Social Empresarial que ajuda as empresas a melhorarem a comunicação interna é o Joincube. Mais de 5 mil empresas usam o Joincube para o feed de notícias da empresa, mensagens instantâneas, tarefas e compartilhamento de arquivos. Todos os dados são completamente privados em uma plataforma, o que aumenta a segurança, além de ter uma interface semelhante à do Facebook. Isto ajuda a aumentar o engajamento dos funcionários e instiga um feedback mais dinâmico por parte deles.

Elimine o e-mail:

O e-mail é o assassino não tão silencioso da comunicação. Os funcionários chegam a passar uma média de até 6,3 horas do seu dia de trabalho lidando com e-mails internos. Esta maneira improdutiva de comunicação ocupa mais o tempo do funcionário do que o trabalho em si. A comunicação sobre o trabalho nunca deve substituir o trabalho em si. A eliminação por completo do e-mail interno ajudou algumas das mais bem-sucedidas empresas. Procure por uma plataforma como o Joincube, que oferece mensageiro instantâneo para a sua equipe se comunicar em vez disso.

Nivele as camadas de comunicação:

Quanto mais camadas de aprovação os funcionários tiverem que passar para converter decisões em ação, mais lentamente a empresa se move com relação à concorrência. Além disso, os funcionários de níveis mais baixos têm mais chances de saber onde a empresa pode melhorar para economizar dinheiro. Os funcionários de todos os níveis podem ter ideias brilhantes, mas com muitas camadas de comunicação, os tomadores de decisão podem nunca ouvi-las. As empresas com camadas mais “planas” estão superando as estruturas tradicionais das corporações. Torne o gerenciamento de níveis mais altos mais acessível a todos ou ofereça canais para dar voz às ideias e soluções usando chats em grupo ou feeds em uma plataforma online.

Melhore o compartilhamento de arquivos

Um dos efeitos colaterais negativos de uma comunicação interna deficiente são os erros. Geralmente os erros mais caros são resultado de uma comunicação ruim. Compartilhar arquivos em uma empresa usando e-mail leva a várias versões, e com isso nem todo mundo obtém a informação que precisa. Simplifique isto usando uma solução baseada na nuvem, como o Google Drive. Todo mundo pode editar e contribuir juntos ao mesmo tempo sem ter que se preocupar em atualizar as versões o tempo todo. Você também pode compartilhar links ou ter o Google Drive integrado a uma Rede Social Empresarial como o Joincube para um processo ainda mais simples.

Torne as reuniões práticas:

Outra tradicional perda de tempo em empresas tradicionais são as reuniões. Os gerentes gastam de 35% a 55% do seu tempo com reuniões improdutivas. Isto pode ser melhorado ao fazer reuniões mais curtas e mais práticas. Usar o chat da empresa pode ajudar a eliminar a necessidade por atualizações constantes e reuniões sobre coisas que podem ser resolvidas rapidamente. Ter um gerenciamento de tarefas integrado com o seu chat e uma plataforma de comunicação interna ajuda a deixar as discussões mais práticas de maneira imediata. Com as tarefas atribuídas diretamente nas conversas, todo mundo sabe em que deve trabalhar para trazer as ideias à realidade.

Às vezes os maiores problemas para as empresas têm as soluções mais simples e de senso comum. A comunicação interna é um desses casos. Muitas empresas gastam milhões por ano com problemas que poderiam ser resolvidos com algumas atualizações simples em velhos processos. Experimente estas dicas para a comunicação interna usando o Joincube com a sua equipe hoje mesmo.

 

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